Bạn có biết mô hình Lean là gì không? Mô hình được phát triển từ những nguyên tắc sản xuất của Nhật Bản và sau đó được các doanh nghiệp lớn của Mỹ áp dụng thành công. Vậy vì sao doanh nghiệp sản xuất cần ứng dụng mô hình Lean? Hãy cùng DigiBird tìm hiểu ngay sau đây nhé!
1. Mô hình Lean là gì?
Lean (hay là Lean Manufacturing) là một phương pháp quản trị nhằm loại bỏ lãng phí và những điểm bất hợp lý trong quá trình sản xuất hoặc chiến lược kinh doanh. Từ đó tối ưu hóa chi phí, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường. Và nâng cao tính cạnh tranh so với đối thủ.
Với khả năng linh hoạt theo khách hàng, Mô hình Lean có 3 cấp độ chính:
- Lean manufacturing (sản xuất tinh gọn): Tập trung vào việc cải thiện hiệu quả của các quy trình sản xuất.
- Lean enterprise (doanh nghiệp tinh gọn): Áp dụng Lean vào toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả marketing, bán hàng và hậu mãi.
- Lean thinking (tư duy tinh gọn): Là triết lý nền tảng của Lean, khuyến khích các tổ chức suy nghĩ theo cách mới về cách tạo ra giá trị cho khách hàng.
Các loại lãng phí trong hoạt động doanh nghiệp thường là: chờ đợi, vận tải, hàng không, thao tác thừa, gia công thừa và sản phẩm lỗi. Và mô hình này sẽ giảm thiểu hoặc loại bỏ các loại lãng phí trên.
Xem thêm: Zalo Mini App cho Startup – Giải pháp bức phá trên thị trường
2. Các lợi ích của đem lại đối với doanh nghiệp
- Nâng cao khả năng thích ứng thị trường. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn, ngay cả khi nhu cầu thay đổi đột ngột.
- Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Giảm thiểu phế phẩm và các lãng phí, từ đó sử dụng nguồn lực đầu vào hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm thời gian, quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Hợp lý hóa các quy trình, loại bỏ thời gian chờ đợi và rút ngắn thời gian sản xuất.
- Tối thiểu chi phí tồn kho. Giảm thiểu tồn kho, từ đó giảm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị. Tận dụng máy móc hoạt động hết công suất, giảm chi phí hao mòn và bảo trì.
3. 06 Nguyên tắc trong mô hình Lean
Mô hình Lean giúp các doanh nghiệp cắt giảm các chi phí như: Giảm chi phí nguyên vật liệu, Giảm chi phí nhân công, Giảm chi phí vận chuyển. Để hiệu quả hơn trong việc này thì còn phải nhờ 6 nguyên tắc cốt lõi sau:
3.1. Hiểu rõ vấn đề lãng phí
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất của Lean. Doanh nghiệp cần nhận thức được những gì tạo ra giá trị cho khách hàng và những gì không. Bất kỳ hoạt động nào không tạo ra giá trị sẽ bị coi là lãng phí.
Chẳng hạn như, việc vận chuyển nguyên vật liệu qua lại giữa các phân xưởng là một hoạt động lãng phí. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tính toán hợp lý để nhập kho đủ số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một lần sản xuất.
3.2. Đồng bộ hóa các bước trong quy trình
Sau khi đã nhận thức được sự lãng phí, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các quy trình sản xuất. Quy trình chuẩn cần chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu để mọi nhân viên có thể thực hiện theo.
Chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động.
3.3. Duy trì sự liền mạch trong quy trình
Là quy trình sản xuất không bị gián đoạn, ùn tắc hay trả về. Khi triển khai thành công, quy trình liên tục giúp doanh nghiệp giảm thời gian chu kỳ sản xuất, tiết kiệm chi phí và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3.4. Sản xuất Pull
Sản xuất Pull là phương pháp sản xuất chỉ sản xuất những gì cần vào lúc cần đến. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tồn kho, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên.
3.5. Đảm bảo chất lượng từ đầu
Lean chú trọng đến việc loại bỏ phế phẩm từ gốc và kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi những công nhân là một phần công việc trong quy trình sản xuất.
Việc kiểm soát chất lượng từ gốc giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sửa chữa, bảo hành và nâng cao chất lượng sản phẩm.
3.6. Cải tiến liên tục
Lean là một quá trình không ngừng cải tiến. Doanh nghiệp cần liên tục tìm kiếm các cơ hội để loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Liên tục cải tiến giúp doanh nghiệp luôn đi đầu trong thị trường và nâng cao lợi thế cạnh tranh.
4. Ứng dụng của mô hình Lean cho doanh nghiệp sản xuất
Mô hình Lean giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa chi phí. Hiểu được điều này, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những khoản lãng phí nào cần cắt giảm, tránh thiệt hại cho các chi phí quan trọng.
Theo Jean Cunningham – đồng sáng lập Lean Enterprise Institute và các cộng sự. Đã nghiên cứu và định nghĩa 8 loại lãng phí trong sản xuất theo mô hình D.O.W.N.T.I.M.E:
Mô hình DOWNTIME
| Loại lãng phí | Mô tả |
| Defects (Sai lỗi) | Một công nhân sẽ cho rằng lãng phí là những sản phẩm lỗi, mảnh vụn hay phế liệu không thể sử dụng được. Những thứ này không mang lại giá trị cho khách hàng hay doanh nghiệp. |
| Overproduction (Sản xuất quá mức) | Sản xuất quá mức khiến hàng tồn kho, vận chuyển nguyên liệu và sức người tăng lên. Đây là việc sản xuất nhiều hơn, làm nhiều hơn hoặc sớm hơn so với nhu cầu thực tế. Nó thường xảy ra ở các lô lớn hay các quy trình không cân bằng. |
| Waiting (Thời gian chờ đợi) | Thời gian chờ đợi là lãng phí khi người lao động không làm gì. Họ không tạo ra giá trị cho sản phẩm khi đợi một điều gì đó. |
| Non-utilized talent (Khả năng của nhân sự) | Là khi doanh nghiệp bỏ qua hoặc lãng phí những kỹ năng, khả năng của nhân viên. |
| Transportation (Vận chuyển) | Khi nguyên vật liệu/ sản phẩm di chuyển nhiều mà không tạo ra giá trị. Nó thường xảy ra ở các doanh nghiệp có khuôn viên lớn hay hoạt động ở nhiều địa điểm. |
| Inventory (Hàng tồn kho) | Được dùng để đáp ứng nhu cầu trong một số trường hợp phát sinh. Nhưng khách hàng sẽ không trả phí cho hàng tồn kho. Bên cạnh đó, hàng tồn kho còn làm tăng thêm chi phí lưu trữ. |
| Motion (Chuyển động) | Vận chuyển xét ở một góc nhìn khác thì nhân công tốn nhiều thời gian để vận chuyển. Tuy nhiên trong vận chuyển không tạo ra thêm giá trị nào cho công việc. |
| Extra Process (Quy trình) | Khi thực hiện một quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần chú ý đến những trình tự sản xuất. Bởi vì không có chắc chắn, trong một quy trình thì tất cả các bước đề tạo ra giá trị. Có thể rút gọn hoặc loại bỏ. |
5. Casestudy Mô hình Lean và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp
Khi nhắc đến ứng dụng mô hình Lean thì không thể bỏ qua “ông lớn” Toyota trong việc áp dụng thành công mô hình này. Hay cùng DigiBird xem thêm về Casestudy của Thrustmaster – Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng đã ứng dụng Lean như thế nào để cắt giảm chi phí?
Thrustmaster là nhà sản xuất về các bánh xe đua phản hồi lực. Một loại sản phẩm kỹ thuật cao được làm theo yêu cầu của khách hàng. Để đối phó với sự cạnh tranh khốc liệt và sự biến động của giá nguyên vật liệu, Thrustmaster đã đề ra những mục tiêu quan trọng, bao gồm:
- Nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Giao hàng đúng hạn để duy trì uy tín và niềm tin của khách hàng.
- Kiểm soát chi phí sản xuất để giữ nguyên giá thành sản phẩm ở mức hợp lý.
Vấn đề
- Quy trình sản xuất không được tuân thủ đúng chuẩn. Khiến cho cấp quản lý không có cái nhìn rõ ràng về việc sử dụng nguyên vật liệu và tiến độ sản xuất theo từng mã sản phẩm.
- Thời gian di chuyển các mảnh bộ phận và nguyên vật liệu quá lâu. Lên tới 10 giờ, là một nguồn lãng phí thời gian lớn và không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm.
Đối chiếu với mô hình Lean, ta thấy:
- Lãng phí từ quy trình: Doanh nghiệp đã sử dụng nguyên vật liệu không hiệu quả. Xử lý sản phẩm không đúng cách. Làm giảm chất lượng sản phẩm và tốn thời gian của nhân viên.
- Lãng phí do sai lỗi: Do không kiểm soát được chất lượng sản phẩm ở các bước trước. Dẫn đến việc sản phẩm lỗi hỏng, không đạt yêu cầu của khách hàng.
- Lãng phí do vận chuyển: Do không sắp xếp được khoảng cách và thứ tự hợp lý giữa các bộ phận và nguyên vật liệu.
Hệ thống quản lý phù hợp
Họ đã nhận ra rằng hệ thống quản lý theo mô hình dây chuyền hiện tại không phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Vì họ có nhiều mã sản phẩm khác nhau, mỗi mã sản phẩm lại có các bước xử lý riêng biệt, dù chung một quy trình.
Vì vậy, họ đã chuyển sang quản lý theo từng mã sản phẩm. Họ đã phân bổ nguồn lực và không gian theo từng sản phẩm. Sắp xếp không gian và công việc theo quy trình lắp ráp chủ yếu. Thực hiện cải tiến theo từng sản phẩm.
Đề xuất cải thiện của mô hình Lean
- Chuẩn hóa công việc, quy trình
- Tổ chức lại không gian
- Kiểm soát trực quan
- Bước 1: Chuẩn hóa công việc, quy trình
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm. Quy trình lắp ráp phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên và thay đổi theo từng mã sản phẩm.
Giải pháp đưa ra doanh nghiệp đã ghi lại cách lắp ráp của nhân viên, sắp xếp lại các bước quy trình theo nguyên liệu và thời hạn, và đưa ra tiêu chuẩn cho mỗi bước.
- Bước 2: Tổ chức lại khu vực lắp ráp
Sắp xếp lại không gian lắp ráp theo trình tự các bước quy trình, giúp cấp quản lý và nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ, tình trạng xử lý công việc, và phân biệt bán thành phẩm và thành phẩm.
Sắp xếp lại nguyên vật liệu trong xưởng, chuyển các linh kiện cần thiết cho từng bước tới khu vực xử lý bước đó, và gắn lên bảng ghim để nhân viên dễ tìm kiếm.
Việc tổ chức lại khu vực lắp ráp đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm thời gian di chuyển nguyên vật liệu, sử dụng triệt để nguyên vật liệu, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
- Bước 3: Quản lý trực quan
Doanh nghiệp đã dùng bảng biểu để quản lý trực quan các thông tin về máy móc, thông số, công việc. Các bảng được đặt ở từng khu vực sản xuất, giúp nhân viên và quản lý cập nhật và theo dõi tình hình xử lý công việc.
Phát triển năng lực
- Khảo sát thực tế với mô hình D.O.W.N.T.I.M.E tìm ra các nguồn lãng phí.
- Xử lý các vấn đề theo vòng lặp PDCA: Lên kế hoạch, thực thi, kiểm tra, áp dụng
- Quản lý chặt chẽ việc thực thi qua các bảng biểu ở mỗi bộ phận, ghi rõ mục tiêu, trách nhiệm, công việc của từng người.
- Trao quyền cho ban cải tiến để quản lý hoạt động cải tiến ở các bộ phận.
Kết quả mô hình Lean đem lại
Thrustmaster đã hoàn thành mục tiêu cải tiến sau 18 tháng áp dụng mô hình quản lý tinh gọn Lean.
- Nâng cao tỷ lệ hoàn thành đúng hạn trong lần đầu tiên (FPY) lên 90%
- Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 90%
- Kiểm soát được chi phí sản xuất trong mức xác định hoặc thấp hơn, cho thấy hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và thời gian được tối ưu hóa.
6. Kết luận
Thông qua Case study này cung cấp cho các doanh nghiệp Việt Nam sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo yêu cầu của khách hàng những thông tin hữu ích về cách ứng dụng mô hình quản lý tinh gọn (Lean Manufacturing) để cải thiện hiệu quả trong mô hình kinh doanh của họ.
Xem thêm:
