Thị trường bán lẻ Việt Nam đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19. Theo báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa Việt Nam, có khoảng 1,4 triệu doanh nghiệp bán lẻ hoạt động trên toàn quốc. Chiếm 98% tổng số doanh nghiệp. Trong đó, phần lớn là các cửa hàng nhỏ lẻ, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, spa, salon tóc,…

Để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp bán lẻ cần có những giải pháp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu. Với hệ thống POS quản lý bán hàng. Tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp bán lẻ? Và liệu nó có phải là giải pháp tối ưu cho mọi loại hình kinh doanh? Hãy cùng DigiBird khám phá vấn đề này qua bài sau.

Hệ thống POS là gì? 

POS (Point of Sale) có nghĩa là điểm bán hàng. Là nơi thực hiện giao dịch giữa người mua và người bán. Ở đây nói đến các quầy thu ngân, máy tính tiền, máy quét mã vạch,… Được dùng trong các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Để thanh toán và quản lý bán hàng. Mỗi cửa hàng có thể có một hay nhiều POS tùy theo quy mô và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

POS có nghĩa là điểm bán hàng nhưng hệ thống POS không phải là hệ thống bao gồm nhiều điểm bán hàng khác nhau. Mà hệ thống POS bao gồm: 

  • Phần cứng (thiết bị hữu hình). Như máy tính tiền, máy quẹt thẻ/ mã QR, máy in hóa đơn,máy quét mã,…
  • Phần mềm (chương trình điều khiển). Là chương trình được cài đặt trên máy tính và kết nối với các thiết bị hữu hình trên để quản lý hoạt động đơn hàng. Điều hành hoạt động kinh doanh trên cùng hệ thống.
các thành phần của hệ thống pos

Hệ thống POS được liên kết với các phần mềm và các ứng dụng thanh toán. Nhờ đó doanh nghiệp có thể truy cập vào hệ thống từ nhiều thiết bị khác nhau (smartphone, tablet, PC, laptop) để quản lý kinh doanh từ xa.

Mối liên hệ giữa chuyển đổi số với hệ thống POS

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay, việc áp dụng hình thức chuyển đổi số vào mô hình kinh doanh giúp ích được rất nhiều trong việc cạnh tranh và phát triển. Áp dụng hệ thống POS giúp doanh nghiệp bán lẻ số hóa các quy trình kinh doanh. Như quản lý và dịch vụ bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh. Giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, và tạo ra nhiều cơ hội phát triển mới. 

Hệ thống POS cũng là một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp bán lẻ trong việc thích ứng với xu hướng thương mại điện tử, bán hàng đa kênh, và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Lợi ích và thách thức cho doanh nghiệp bán lẻ

Hệ thống POS giúp cho doanh nghiệp bán lẻ điều gì?

lợi ích của hệ thống pos đem lại
  • Tăng hiệu quả bán hàng: Với hệ thống bán hàng POS, doanh nghiệp bán lẻ có thể thực hiện các giao dịch bán hàng một cách nhanh chóng, chính xác, và tiện lợi. Cho phép doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau. Từ các kênh truyền thống như cửa hàng, siêu thị, đến các kênh trực tuyến như website, ứng dụng, mạng xã hội,…
  • Tiết kiệm chi phí: Giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí quản lý và vận hành cửa hàng. Giảm bớt sự cần thiết của nhân lực, giấy tờ, và các thiết bị. Đồng thời sử dụng tài nguyên và không gian cửa hàng hiệu quả hơn.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ: Cải thiện chất lượng dịch vụ cho khách hàng. Bằng cách cung cấp các tính năng như thanh toán bằng nhiều phương thức, in hóa đơn điện tử, gửi tin nhắn xác nhận,… Hệ thống bán hàng POS cũng giúp thu thập và phân tích dữ liệu về lịch sử mua hàng của khách hàng. Để tư vấn, gợi ý, và chăm sóc khách hàng phù hợp.
  • Tạo ra cơ hội phát triển mới: Bằng cách khai thác các nguồn dữ liệu lớn và đa dạng. Để nhận biết các xu hướng, nhu cầu, và thị hiếu của thị trường. Mô hình kinh doanh mới, để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng trong thời đại kỹ thuật số.

Điều gì khiến các doanh nghiệp thường đắn đo?

khó khăn khi triển khai pos của doanh nghiệp
  • Chi phí đầu tư: Để có thể sở hữu và sử dụng hệ thống bán hàng POS. Thường cần phải chi trả một số tiền đầu tư cho việc mua sắm, cài đặt, và vận hành hệ thống. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa hay là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Thì việc đầu tư này có thể nói là còn khó khăn với họ. Chi phí đầu tư này cũng không chỉ đơn giản là có một lần, mà còn phụ thuộc vào việc duy trì, cập nhật, và nâng cấp hệ thống bán hàng POS theo thời gian. Để phù hợp với nhu cầu thị trường và công nghệ.
  • An ninh dữ liệu: Hệ thống sẽ chứa và xử lý rất nhiều dữ liệu quan trọng. Như thông tin cá nhân, thông tin thanh toán, thông tin kho hàng, thông tin kinh doanh,… Do đó, nhà kinh doanh thường quan tâm đến vấn đề bảo vệ dữ liệu một cách an toàn. Để không bị lộ, mất, hoặc các trường hợp không mong muốn khác. 
  • Đào tạo nhân viên: Khi triển khai hệ thống cần phải có người duy trì và sử dụng thường xuyên nên việc đào tạo nhân viên cách sử dụng hệ thống sao cho hiệu quả và an toàn. Quản lý, bảo trì hệ thống, cũng như cách xử lý các sự cố, lỗi, hoặc vấn đề có thể xảy ra khi sử dụng. 
  • Tương thích với các thiết bị và phần mềm khác: Điều nữa là khi nhà bán hàng sử dụng hệ thống bán hàng POS thì có cần phải tương thích với các thiết bị mà doanh nghiệp đang sử dụng? Để đảm bảo sự kết nối và đồng bộ hóa giữa các hệ thống. 

Xem thêm: Quy trình đánh giá nhân sự hiểu quả 2023

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hệ thống POS

Với những lợi ích và thuận tiện cho nhà bán hàng mà hệ thống POS đem lại cho việc quản lý kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống POS thì phải suy xét những điều gì? Tuy nhiên, không phải hệ thống POS nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Hãy trả lời những câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định: 

các yếu tố cần xem xét khi triển khai POS

Xác định loại hình giải pháp POS mà doanh nghiệp muốn sử dụng là gì? 

  • Phần mềm POS truyền thống. Chỉ cần mua phần mềm và cài đặt trên máy chủ sau đó sử dụng. Thường phải cập nhật phần mềm thường xuyên và nhân sự IT quản lý phần mềm.
  • Phần mềm POS dựa trên nền tảng đám mây. Trong đó có hệ thống POS dựa trên web và hệ thống POS trên điện thoại di động. Với hình thức này dữ liệu sẽ được lưu trữ qua Internet giúp tiết kiệm chi phí hơn. 

Mỗi loại hình giải pháp POS có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách, và mục tiêu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Loại hình hàng hóa của doanh nghiệp là gì?

Xác định được hệ thống POS có hỗ trợ được doanh nghiệp trong việc quản lý và bán được các loại hàng hóa đang kinh doanh hay không? Có thể là hàng hóa vật lý, dịch vụ, hay kết hợp cả hai. Bạn cũng cần chú ý đến các tính năng. Như quản lý mã vạch, quản lý thuế, quản lý giá, quản lý khuyến mãi, quản lý ưu đãi,…

Xem xét năng lực quản lý bán hàng của doanh nghiệp? 

Bạn cần chọn một hệ thống POS có thể giúp bạn nâng cao năng lực quản lý bán hàng và tương tác khách hàng hơn. Bằng cách xem xét các tính năng sẵn có trên hệ thống như thanh toán nhiều hình thức. In hóa đơn điện tử, gửi tin nhắn xác nhận, gửi khuyến mãi, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý tài chính,…

Bên cạnh đó hệ thống có thể tích hợp với các công cụ hiện có mà doanh nghiệp đang sử dụng không? Hay là các thiết bị mà doanh nghiệp định triển khai trong tương lai. Để đảm bảo sự liên kết và đồng bộ hóa giữa các hệ thống.

Hệ thống POS có đáp ứng đầy đủ nhu cầu doanh nghiệp?

Có dịch vụ khách hàng tốt. Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống POS. Cần chú ý đến các chính sách bảo hành, bảo trì, cập nhật, và nâng cấp của nhà cung cấp hệ thống POS.

POS BIRD – Hệ thống quản lý bán hàng tối ưu 

DigiBird đem đến giải pháp bán hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp. Với hệ thống POS BIRD mang lại nhiều lợi ích khi triển khai được điểm qua một số tính năng sau:

hệ thống quản lý bán hàng posbird
  • Quản lý giao dịch: Theo dõi và xử lý các giao dịch bằng nhiều phương thức thanh toán. Cũng có thể tạo và quản lý các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo doanh thu và chi phí một cách dễ dàng và nhanh chóng.
  • Quản lý nhân sự: Quản lý nhân viên, phân quyền, chấm công, tính lương và thưởng. Theo dõi hiệu suất và năng suất lao động. Bạn cũng có thể giao việc, nhắn tin, gửi thông báo và nhận phản hồi từ nhân viên qua hệ thống.
  • Quản lý hàng tồn kho: Cho phép bạn quản lý hàng hóa, nhập xuất kho. Kiểm kê, cập nhật giá cả và khuyến mãi. Tạo và quản lý mã vạch, QR code..
  • Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch. Hành vi mua hàng, sở thích và nhu cầu. Tạo và quản lý các chương trình khách hàng thân thiết, điểm tích lũy, phiếu giảm giá, quà tặng và ưu đãi…
  • Quản lý bán hàng online: Quản lý đơn hàng, giao hàng. Trả hàng và hoàn tiền một cách thuận tiện và hiệu quả. Bạn cũng có thể tạo và quản lý các chiến dịch marketing online, quảng cáo,…

POS BIRD là hệ thống POS đa năng và đa nền tảng. Có thể hoạt động trên các thiết bị như máy tính bảng, điện thoại, laptop và máy tính để bàn. Có thể kết nối với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy đọc thẻ, máy tính tiền và máy bán hàng tự động. Và còn nhiều những chính sách và tính năng khác khi doanh nghiệp triển khai hệ thống.

Kết luận

Để kinh doanh hiệu quả hơn thì các cửa hàng nên có hệ thống POS. Tuy nhiên, không phải cửa hàng nào cũng cần đầu tư hệ thống POS đầy đủ. 

Bạn nên có hệ thống POS đầy đủ nếu:

  • Bạn có cửa hàng lớn, chuỗi cửa hàng hoặc bán hàng online. Hệ thống POS sẽ giúp bạn theo dõi được nhân viên, hàng hóa, doanh thu, chi phí, và cung cấp nhiều phương thức thanh toán cho khách hàng.

Bạn có thể chỉ cần máy POS kết nối với laptop nếu:

  • Bạn có cửa hàng nhỏ, chỉ cần thanh toán thẻ cho khách hàng. Bạn có thể dùng laptop đã cài đặt phần mềm POS để quản lý cửa hàng. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí mua các thiết bị phần cứng khác.

Tuy nhiên, bạn nên nâng cấp hệ thống POS khi cửa hàng của bạn phát triển lớn hơn. Hệ thống POS sẽ là công cụ hỗ trợ quan trọng cho sự thành công của kinh doanh. Hãy để DigiBird cùng đồng hành trên con đường chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp bạn. Liên hệ DigiBird để biết thêm thông tin về hệ thống POS và trải nghiệm Demo Zalo Mini App đa ngành nghề hiện nay.

Xem thêm: Data-driven có thật sự cần thiết trong doanh nghiệp SMEs?